Verordnung über die Benutzung der staatlichen Archive in Mecklenburg-Vorpommern
(Archivbenutzungsverordnung Mecklenburg-Vorpommern – ArchivBenutzVO M-V)

Vom 3. August 1998
GS Meckl.-Vorp. Gl. Nr. 224 – 5 – 2

§ 1 Benutzungsarten
§ 2 Benutzungsantrag
§ 3 Benutzungsgenehmigung
§ 4 Antrag auf Verkürzung der Schutzfristen
§ 5 Belegexemplare
§ 6 Arbeit im Benutzerraum
§ 7 Behandlung des Archivgutes
§ 8 Bestellung von Archivgut
§ 9 Rückgabe des Archivgutes
§ 10 Benutzung der Bibliothek
§ 11 Benutzung fremden Archivgutes
§ 12 Benutzung von technischen Hilfsmitteln
§ 13 Anfertigung von Reproduktionen
§ 14 Beratung
§ 15 Schriftliche Auskünfte
§ 16 Versendung von Archivgut
§ 17 Ausleihe von Archivgut
§ 18 Inkrafttreten

Anhang: Benutzersaalordnung des Landesarchivs Greifswald

Aufgrund des § 14 Nr. 2 des Landesarchivgesetzes vom 7. Juli 1997 (GVOBl. M-V S 282) verordnet das Kultusministerium:

§ 1
Benutzungsarten

(1) Die Benutzung der staatlichen Archive erfolgt
a) durch persönliche Einsichtnahme im Archiv (Direktbenutzung),
b) durch schriftliche Anfragen,
c) durch Anforderung von Reproduktionen von Archivgut,
d) durch Versendung von Archivgut zur Einsichtnahme an einen anderen Ort,
e) durch die Ausleihe von Archivgut zu Ausstellungszwecken.
(2) Die übliche Benutzungsart ist die persönliche Einsichtnahme im Archiv.
(3) Über die Benutzungsart entscheidet das Archiv nach fachlichen Gesichtspunkten.

§ 2
Benutzungsantrag

(1) Die Benutzung ist schriftlich zu beantragen. Dabei sind Angaben zur Person (Name, Vorname, Anschrift), zum Benutzungszweck und zum Gegenstand der Nachforschungen möglichst genau zu machen. Bei der Direktbenutzung ist ein Antragsformular zu verwenden.
(2) Für jeden Gegenstand der Nachforschungen und jeden Benutzungszweck ist ein gesonderter Antrag zu stellen.
(3) Sollen andere Personen als Beauftragte oder Hilfskräfte zu den Arbeiten herangezogen werden, so ist von diesen jeweils ein Antrag zu stellen.
(4) Auf Verlangen hat sich der Benutzer auszuweisen.

§ 3
Benutzungsgenehmigung

(1) Über den Benutzungsantrag entscheidet das Archiv. Die Genehmigung gilt nur für das laufende Kalenderjahr.
(2) Die Benutzungsgenehmigung kann unter Bedingungen und mit Auflagen erteilt werden.
(3) Die Benutzungsgenehmigung kann außer aus den in § 9 Abs. 2 des Landesarchivgesetzes genannten Gründen aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn
a) bei früherer Benutzung von Archivgut schwerwiegend gegen die Archivbenutzungsverordnung verstoßen worden ist oder festgelegte Benutzungsbedingungen oder –auflagen nicht eingehalten worden sind,
b) der Ordnungszustand des Archivguts eine Nutzung nicht zuläßt,
c) Archivalien aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger amtlicher oder anderweitiger Benutzung nicht verfügbar sind,
d) der mit der Nutzung erfolgte Zweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen, hinlänglich erreicht werden kann.
(4) Die Benutzungsgenehmigung kann widerrufen oder nachträglich mit Auflagen versehen werden, wenn
a) die Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,
b) Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten,
c) der Benutzer wiederholt oder schwerwiegend gegen die Benutzungsordnung verstoßen hat,
d) Benutzungsbedingung oder –auflagen nicht eingehalten wurden, Urheber- oder Persönlichkeitsschutzrechte oder andere schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet wurden.

§ 4
Antrag auf Verkürzung der Schutzfristen

(1) Eine Verkürzung der Schutzfristen nach § 10 Abs. 4 des Landesarchivgesetzes ist schriftlich zu beantragen. Die Entscheidung über den Antrag trifft das Archiv.
(2) Wird eine Verkürzung der Schutzfristen von Unterlagen beantragt, die sich auf eine natürliche Person beziehen (personenbezogenes Archivgut), so hat der Antragsteller über die in § 4 Abs. 2 genannten Angaben hinaus entweder die schriftliche Einwilligung des Betroffenen oder seiner Angehörigen beizufügen oder im Antrag eingehend zu begründen, warum eine Verkürzung der Schutzfrist unerläßlich ist und wie er die schutzwürdigen Belange der betroffenen Person und Dritter, z. B. durch Anonymisierung, wahren wird. Der Benutzer hat eine Erklärung zur Wahrung von Persönlichkeitsrechten zu unterzeichnen.
(3) Auf Verlangen sind dem Antrag ergänzende Angaben und Unterlagen, bei Hochschulprüfungsarbeiten insbesondere Stellungnahmen der akademischen Lehrer, gegebenenfalls Bürgschaften für den Benutzer, beizufügen.

§ 5
Belegexemplare

Von Arbeiten, die unter wesentlicher Verwendung von Archivgut eines staatlichen Archivs verfaßt worden sind, steht diesem Archiv ein kostenloses Belegexemplar zu.

§ 6
Arbeit im Benutzerraum

1) Archivgut, Findhilfsmittel und Literatur aus der Dienstbibliothek dürfen nur im Benutzersaal während der Öffnungszeiten des Archivs benutzt werden.
(2) Für das Verhalten in den Benutzerräumen gelten die Vorschriften der Haus- und Benutzersaalordnungen der Archive.

§ 7
Behandlung des Archivgutes

(1) Das Archivgut ist mit größtmöglicher Sorgfalt zu behandeln. Es ist insbesondere nicht gestattet, auf Archivalien und Findhilfsmitteln Vermerke, Striche oder Zeichen anzubringen, Handpausen anzufertigen oder sonst irgend etwas zu tun, was ihren Überlieferungszustand verändern könnte.
(2) An der Reihenfolge und Ordnung des Archivgutes sowie an ihrer Signierung und Verpackung darf nichts geändert werden. Auf Störungen in der Reihenfolge der Schriftstücke innerhalb einer Archivalieneinheit oder sonstige Unstimmigkeiten sowie auf Schäden und Verlust ist das Archivpersonal aufmerksam zu machen.

§ 8
Bestellung von Archivgut

(1) Die Bestellung von Archivgut erfolgt auf den dafür vorgesehenen Bestellzetteln. Auf ihnen sind die Signaturen richtig und vollständig anzugeben.
(2) Es besteht kein Anspruch darauf, Archivalien in einer bestimmten Zeit oder größeren Mengen von Archivgut gleichzeitig vorgelegt zu bekommen.
(3) Vorbestellungen von Archivgut zur späteren Benutzung sind möglich.
(4) Die Archive können Einzelheiten der Ausführung von Bestellungen durch Hausverfügung regeln.

§ 9
Rückgabe des Archivgutes

Beim Verlassen des Archivs sind alle benutzten Archivalien und Findhilfsmittel der Aufsicht im Benutzersaal zurückzugeben.

§ 10
Benutzung der Bibliothek

Die Hand- und Dienstbibliothek des Archivs kann nur innerhalb des Archivs benutzt werden. Die §§ 11, 12 und 13 gelten entsprechend.

§ 11
Benutzung fremden Archivgutes

Für die Benutzung von Archivgut, das von anderen Archiven und Institutionen übersandt wird, gelten dieselben Bedingungen wie für das Archivgut der staatlichen Archive, sofern die übersendende Stelle nicht anderslautende Auflagen erteilt. Kosten und anfallende Gebühren tragen die Benutzer, die die Versendung veranlaßt haben.

§ 12
Benutzung von technischen Hilfsmitteln

(1) Die Verwendung technischer Hilfsmittel ist im Zusammenhang mit der Benutzung von Archivgut grundsätzlich gestattet.
(2) Die Verwendung benutzereigener Geräte (z. B. Computer, Scanner) bedarf der Genehmigung durch das Archiv und kann versagt werden, wenn dadurch Archivgut gefährdet oder andere Benutzer gestört werden.
(3) Archiveigene Lesegeräte stehen den Benutzern im Rahmen der Möglichkeiten zur Verfügung. Ein Anspruch auf ihre Benutzung besteht nicht.

§ 13
Anfertigung von Reproduktionen

(1) Der Benutzer kann auf Antrag und auf eigene Kosten Reproduktionen durch das Archiv oder eine vom Archiv beauftragte Stelle herstellen lassen, soweit das Archivgut keinen Schutzfristen unterliegt und schutzwürdige Belange von Betroffenen und Dritten nicht berührt werden. Ein Rechtsanspruch auf Reproduktionen besteht nicht.
(2) Die Herstellung von Reproduktionen kann versagt werden oder eingeschränkt werden, wenn sich das Archivgut wegen seines Erhaltungszustandes oder seines Formats nicht zu Reproduktionen eignet. Über das jeweils geeignete Reproduktionsverfahren entscheidet das verwahrende Archiv.
(3) Eine Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Archivs zulässig.
(4) Die Versandkosten für Reproduktionen trägt der Antragsteller.

§ 14
Beratung

(1) Die Archive sind behilflich bei der Ermittlung der Archivalien und sie beraten im Rahmen der personellen Möglichkeiten den Benutzer.
(2) Der Benutzer hat keinen Anspruch, beim Lesen oder Übersetzen der Archivalien unterstützt zu werden.

§ 15
Schriftliche Auskünfte

(1) Bei schriftlichen Anfragen sind Zweck und Gegenstand genau anzugeben.
(2) Die schriftlichen Auskünfte des Archivs beschränken sich in der Regel auf Hinweise über Art, Umfang, Zustand und Benutzbarkeit des benötigten Archivgutes.
(3) Ein Anspruch auf Auskünfte, die einen beträchtlichen Arbeitszeitaufwand erfordern, oder auf Beantwortung von wiederholten Anfragen innerhalb eines kürzeren Zeitraums besteht nicht.

§ 16
Versendung von Archivgut

(1) In begründeten Ausnahmefällen kann auf schriftlichen Antrag Archivgut zur nichtamtlichen Benutzung an andere Archive versandt werden. Ein Anspruch auf Versendung von Archivgut besteht nicht.
(2) Archivgut, das Benutzungsbeschränkungen unterliegt oder wegen seines hohen Wertes, seines Ordnungs- und Erhaltungszutandes, seines Formats oder aus andere Sicherheits- oder konservatorischen Gründen versendungsunfähig ist, ist von der Versendung ausgeschlossen.
(3) Die Versendung setzt voraus, daß
a) der Benutzungszweck nicht durch Versendung von Reproduktionen erreicht werden kann,
b) das aufnehmende Archiv gewährleistet, daß das Archivgut sicher verwahrt und die Benutzung durch den Antragsteller in seinen Benutzungsräumen nach Maßgaben dieser Benutzungsordnung erfolgt.
(4) Die Versendung von Archivgut ist nur in beschränktem Umfang möglich und erfolgt stets befristet. Die Frist beträgt in der Regel vier Wochen. Sie kann auf Antrag verlängert werden.
(5) Aus dienstlichen Gründen kann versandtes Archivgut jederzeit zurückgefordert werden.
(6) Die Versand- und Versicherungskosten trägt der Antragsteller.

§ 17
Ausleihe von Archivgut

(1) Auf die Ausleihe von Archivgut zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit besteht kein Anspruch. Die Entscheidung über die Ausleihe wird vom Zustand und vom Wert des Archivguts abhängig gemacht. Sie ist darüber hinaus nur möglich, wenn gewährleistet ist, daß das ausgeliehene Archivgut wirksam vor Verlust, Beschädigung und unbefugter Benutzung geschützt wird und der Zweck der Leihe nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann. Die Archive könne Auflagen erteilen, um die Sicherheit und Erhaltung des ausgeliehenen Archivguts zu gewährleisten. Die Herstellung von Reproduktionen von dem ausgeliehenen Archivgut durch den Entleiher oder Dritte bedarf der Zustimmung des verwahrenden Archivs.
(2) Über die Ausleihe ist mit dem Entleiher ein Leihvertrag abzuschließen.

§ 18
Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tage nach ihrer Verkündigung in Kraft.

Schwerin, den 3. August 1998

Die Kultusministerin
Regine Marquardt

Benutzersaalordnung des Landesarchivs Greifswald

Der Benutzersaal ist montags bis donnerstags von 8.00 – 17.00 Uhr geöffnet.

Die Vorlage der Findbücher erfolgt durch den Benutzerdienst.

Die Bestellung von Archivalien ist nur zu den angegebenen Aushebezeiten möglich.

Die Archivalien sind auf den dafür vorgesehenen Formblättern beim Benutzerdienst zu bestellen.

Der Benutzer hat keinen Anspruch darauf, daß ihm gleichzeitig mehr als 2 Archivalieneinheiten vorgelegt werden.

Der Benutzer muß mit einer längeren Wartezeit zwischen der Aufgabe der Bestellung und der Vorlage der bestellten Archivalien rechnen.

Die Archivalien sind wertvolles Kulturgut und deshalb pfleglich zu behandeln. Vermerke und Unterstreichungen sind ebenso verboten wie die Benutzung als Schreibunterlage. Nicht erlaubt sind weiterhin das Durchpausen von Archivalien und die Herausnahme loser Blätter. Archivbestände, die aus losen Blättern bestehen, dürfen in ihrer inneren Ordnung nicht verändert werden. Es ist den Benutzern untersagt, Archivalien aus dem Benutzersaal zu entfernen.

Bei längerer Unterbrechung der Arbeit ist das Archivale zu schließen oder zu verpacken (bei Urkunden).

Archivalienreproduktionen können auf den dafür vorgesehenen Formblättern beim Benutzerdienst bestellt werden. Die entsprechenden Archivalien sind zusammen mit der Bestellung abzugeben. Das Archiv entscheidet darüber, ob die Bestellung ausgeführt werden kann oder ob sie aus konservatorischen Gründen abgelehnt werden muß.

Es ist grundsätzlich nicht erlaubt, persönlich fotografische Aufnahmen von Archivgut anzufertigen.

Die Möglichkeit zur Sofortkopierung besteht nicht.

Von Archivalien, die verfilmt sind, werden die Originale grundsätzlich nicht vorgelegt. Ausnahmen müssen vom zuständigen Benutzerdienst genehmigt werden.

Um die notwendige Überprüfung zu ermöglichen, müssen alle Archivalien spätestens eine Viertelstunde vor Schließung des Benutzersaales, also um 16.45 Uhr zurückgegeben werden.

Die Archivalien werden dem Benutzer vorgelegt, müssen aber dem Benutzerdienst gebracht werden, die Kontrolle der Rückgabe ist abzuwarten.

Ist eine weitere Benutzung der Archivalien innerhalb der folgenden 2 Wochen beabsichtigt, können die Archivalien vom Benutzerdienst weiter bereit gehalten werden.

Persönliche Arbeitsunterlagen der Benutzer werden aus Haftungsgründen und aus Platzmangel nicht aufbewahrt.

Im Benutzersaal sind Gespräche und andere geräuschvolle Aktivitäten zu vermeiden.

Aus Sicherungsgründen darf der Benutzersaal nur ohne Mäntel und Taschen betreten werden. Für Taschen stehen verschließbare Schränke in der Garderobe zur Verfügung. Für Garderobe und Wertsachen haftet das Landesarchiv nicht.

Es ist untersagt, im Benutzersaal zu rauchen, zu essen oder zu trinken.